數字化在后勤服務和管理中的積極作用

文章出處：http://overnightmodel.com 作者：陜西師范大學后勤集團 人氣： 發(fā)表時間：2008年10月14日

陜西師大非常重視數字化校園建設，在后勤服務和管理中積極推進數字化管理和應用，廣泛采用智能化設備和計算機網絡，已經建立了一套較為完善的數字化管理服務體系，并日益彰顯出在后勤服務中的積極作用。后勤集團的健康發(fā)展、成績的取得在很多方面得益于后勤數字化建設，是數字化建設圓了后勤人科學化管理的夢。
數字化在后勤服務和管理中的應用
后勤數字化建設分為兩個方面，一是覆蓋后勤集團整個服務范圍的以公眾服務信息為主要內容的后勤集團網站建設；二是分行業(yè)內部管理使用的管理信息系統(tǒng)建設。
集團網絡服務平臺。該平臺內容豐富，有物業(yè)維修、供暖測溫、網絡會議、網上超市、網上訂餐、網上考試等系統(tǒng)，同時，也是學生和教職工對后勤服務暢談心聲的地方，深受全校師生擁護和歡迎。另外，通過把學生家長網站與學生公寓管理相結合，使學生家長通過網絡可以查詢子女在校的各類學習和生活信息。
物業(yè)維修平臺。維修系統(tǒng)分為總值班臺、各專業(yè)維修接待平臺、公眾監(jiān)督網站三部。師生可以通過網絡報修，也可以通過電話報修。網絡報修電腦會自動將信息分配給各維修點，電話報修信息總值班臺受理后，按業(yè)務屬性通過網絡調度到各維修點。整個進程是完全透明，維修工作時間進度、收費數額、用戶滿意度等整個置于師生和管理人員監(jiān)督之下。
數字化在餐飲管理中的應用。餐飲管理系統(tǒng)一是規(guī)范了原材料的采購和供應過程。管理人員通過互聯(lián)網可以查閱采供數據，將采購進價、供應價透明化，原材料價格的調整數據都有案可稽，采購的進出貨量，庫存品種的進價、存量和存貨金額通過數字化平臺可以一目了然，從根本上解決了原材料采供過程的“暗箱操作”問題。二是改變了庫存管理混亂的狀況。餐飲數字化管理系統(tǒng)的使用，為管理者建立了完備的原料庫臺賬，原材料統(tǒng)一編碼，并具備安全庫存信息警示功能，保證了庫存管理信息的準確、完整。三是實現(xiàn)了菜價智能監(jiān)控。在管理系統(tǒng)中預先設定了各個餐廳的毛利率標準以及毛利率區(qū)間范圍(比如最低不能低于5％，最高不能高于30％)，餐飲系統(tǒng)隨時自動報告目前各餐廳的合理萊價，同時對各個餐廳每個菜品的實際售價進行智能診斷，通過單菜核算給管理者合理確定飯菜價格提供了參考依據。四是餐飲成本核算及時做到了日清月結。
數字化在學生公寓管理中的應用。學生公寓管理系統(tǒng)一是實現(xiàn)了公寓信息共享。各級管理者根據不同權限可以通過網絡系統(tǒng)清楚地了解公寓的房間數量、床位數量、空閑床位狀況等基本情況。公寓管理者和學生管理干部都可以準確查詢某個學生所在公寓、房間和床位，學生的姓名、性別、出生年月、院系、年級、專業(yè)、班級、職務以及家庭所在地、家長聯(lián)系電話等詳細情況。二是實現(xiàn)了床位自動分配。只要操作人員提出待分房的學生名單和計劃分配的公寓房間號碼，點擊自動分房按鍵，系統(tǒng)會自動將每一個學生分配到具體床位。三是實現(xiàn)了智能門禁管理。利用學生飯卡來識別學生的身份，學生出入公寓時刷卡，計算機屏幕便顯示刷卡人的照片、姓名、院系、專業(yè)、年級，值班人員通過觀察計算機屏幕就可以識別進入學生公寓的人員身份，準確辨別外來人員。該系統(tǒng)設置了報警功能，管理者根據需要可以設定報警時間，學生在設定的時間內不刷卡，系統(tǒng)會自動提示。該系統(tǒng)還具有房態(tài)實時監(jiān)控功能，楚地反映出學生最后一次出入公寓的日期和時間，以便管理者及時掌握學生的出入信息，防止意外事件的發(fā)生。四是實現(xiàn)了管理信息統(tǒng)計全面系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有較完善的統(tǒng)計報表功能，如：學生信息報表、公寓信息報表、公寓人員出入報表等等。五是實現(xiàn)了公寓異地遠程管理。由于該系統(tǒng)為網絡版管理系統(tǒng)，管理者隨時可以通過互聯(lián)網實施管理活動，掌握公寓內的全面情況。另外，門禁刷卡器具有脫機運行功能，既便是在計算機暫時出現(xiàn)故障時也能使用。
數字化在人力資源與工薪管理中的應用。內部數字化管理中的核心內容是人力資源管理與工薪管理。實現(xiàn)了一是人力資源管理規(guī)范化。在系統(tǒng)中的崗位管理功能方面，設計了崗位聘任程序和崗位管理模式，明確了崗位設置、崗位職責，為各部門按需設崗、以崗定薪提供了依據。人員聘任時系統(tǒng)可根據崗位用人條件在人事檔案庫中進行篩選，并提供符合條件的候選人，為決策層確定人選提供依據。二是工作業(yè)績考核公平化。員工上下班采用指紋刷卡，系統(tǒng)自動記錄上下班時間，同時所有二線員工通過工作日志對自己當天的工作做出計劃并在下班前輸入完成情況，上一級管理人員可通過其出勤情況和工作完成情況對其當天的工作做出量化考核，考核分為A、B、c、D四個等級，每個等級均有不同的分值，通過考核結果可以客觀的反映出每位員工的工作業(yè)績，體現(xiàn)了考核的公平性。另外，系統(tǒng)還提供了工作意見交換功能，各級管理人員可通過工作意見模塊下達工作指令，無論你是在同一校區(qū)還是不同校區(qū)，均可在最短的時間內將工作意見傳達到當事人。三是工資計算簡捷化。使用該系統(tǒng)的工資管理功能，不論工資模式多么復雜，工資發(fā)放變得非常便捷，每月月底財會人員只需將本單位本月的收入輸入到系統(tǒng)中，系統(tǒng)會按照事先設定好的程序自動進行計算，生成工資報表，集團領導通過網上辦公系統(tǒng)進行審批，在很短的時間就可完成工資申報、審批、發(fā)放工作，大大提高了工作效率。
在其它管理領域內投入使用的系統(tǒng)還有：《超市管理系統(tǒng)》、《酒店管理系統(tǒng)》、《鍋爐測溫系統(tǒng)》、《網絡會議系統(tǒng)》、《網上考試系統(tǒng)》、《學校醫(yī)院管理系統(tǒng)》、《職工住房管理系統(tǒng)》、 《實臉室投入產出評估管理系統(tǒng)》、《校園植物資源管理系統(tǒng)》等。
后勤數字化建設中的主要做法
領導重視多方支持。高校后勤數字化建設是“一把手”工程，后勤要搞數字化建設首先離不開學校領導的支持，集團領導也一直非常重視數字化管理的研究和應用，付出了十分艱辛的勞動。同時，在學校計算機專業(yè)畢業(yè)的學生中和社會上聘任了一批專業(yè)技術人員從事后勤管理軟件的開發(fā)，集團投入了大量資金購置設備，全力推進數字化管理的研究和開發(fā)應用工作。
轉變觀念大膽實踐。各部門按照集團的統(tǒng)一要求全面使用數字化系統(tǒng)，部門經理以上人員上崗前要進行計算機考試，考試不通過的，就不允許上崗。雖然在起步階段大家認識不統(tǒng)一，一些管理人員有不同程度的抵觸情緒，甚至個別人公開反對，但是，集團領導堅信數字化建設一定要搞，也一定能夠成功。通過一些配套激勵政策，逐步轉變了各級人員對數字化建設的看法。實踐證明，這一步走對了。
嚴格要求全員參與。集團要求所有二線人員每天的工作信息必須在規(guī)定的時間內輸入到系統(tǒng)中，這一要求也迫使全體管理者努力學習新技術，接受新知識，后勤集團內部涌現(xiàn)出了學習計算機高潮。不斷提高自己、充實自己，以適應集團發(fā)展的要求，已成為每一位員工的需求。
以點帶面，穩(wěn)步推進。集團在數字化建設中，以核心業(yè)務為骨架，以點帶面，建立計算機管理系統(tǒng)，穩(wěn)步推進后勤數字化建設。首先選擇數字化建設容易開展、管理人員素質較高的部門開始推進，通過該部門使用數字化系統(tǒng)產生積極效果來影響其它部門。
積極探索，不斷完善?！肮芾碥浖斌w現(xiàn)“管理思想”，在實際運行過程中不斷吸取經驗教訓，探索更為有效的管理途徑，不斷完善管理系統(tǒng)。隨著時代的進步和科技的不斷發(fā)展，市場不斷出現(xiàn)新的智能化設備和高科技產品，為進一步發(fā)展提供了有利的條件。同時，現(xiàn)代化企業(yè)的新的管理模式和思想，也不斷推動著數字化建設步伐。只有不斷的探索和實踐，才能確保數字化系統(tǒng)的實用性和可靠性，使其真正成為管理的有力助手。
今后打算和努力方向
數字化信息交換平臺的完善和應用擴展問題。目前的應用系統(tǒng)基于網絡OA實現(xiàn)了信息共享，但在基礎數據方面仍存在著重復建設的問題，建立核心數據庫信息平臺，信息交換平臺的完善將帶動更多快捷、方便的擴展應用，這些應用系統(tǒng)產生的數據將自動提取、匯總，真正實現(xiàn)基礎數據的共享。
數字化與國際標準化管理系統(tǒng)相結合的問題。目前，國內部分高校已將國際標準化管理體系引入到高校后勤管理工作中，通過標準化的建立，進一步規(guī)范服務，提高了服務質量和水平，管理水平較以前有大幅度提高。去年，我們也將I SO9 000質量管理體系和ISO2 2 000(HAccP)食品安全管理體系引入到管理工作中。在工作中發(fā)現(xiàn)，在國際標準化管理體系中大部分管理過程，需要大量的人工和使用紙質文件來完成，每年僅運行記錄累計就達上千本，而記錄主要是認證公司在審核時使用，這無形中給管理增加了成本。數字化管理是在標準化基礎上建立的，但是和國際標準化還沒有完全結合。目前，我們正結合國標標準化管理體系運行的過程和模式，開發(fā)數字化與國際標準化管理體系相統(tǒng)一的后勤管理系統(tǒng)，統(tǒng)一后勤管理服務標準。
提供自助服務的問題。在師生需求提交后，工作人員反應還存在一個時間間隔問題，如果將用戶自己可以獨立完成的業(yè)務，做成無人值守的自助式服務平臺，將大大縮短服務響應和完成時間，用戶可以更自由的享受服務。
加強后勤服務育人功能的問題。集團在提供后勤服務的同時，如何教育學生樹立正確的人生觀，養(yǎng)成良好的生活習慣，我們擬建立一個大學生生活考評系統(tǒng)，用于反映學生在后勤生活方面的表現(xiàn)情況，為學生綜合考評提供依據。

來源：中國院校后勤信息網